BLOG RECRUITMENTPLAN

Bij mijn laatste fulltime interim opdracht begon ik op tijd met het schrijven van een recruitmentplan voor het nieuwe jaar. En met ‘op tijd’ bedoel ik: september. Binnen de organisatie was het gebruikelijk om in november de plannen voor het nieuwe jaar aan het management te presenteren. De planning van deze stakeholders was niet in beton gegoten en aan een zekere wispelturigheid onderhevig. Irritant? Ja en nee. Aan de ene kant wilde ik het graag presenteren en commitment van ze krijgen. En aan de andere kant had ik door de grilligheid van de planning in het begin extra tijd om het recruitmentplan nog beter te maken.

Het showen van mijn recruitment plaatje verschoof dus van begin november naar eind november en uiteindelijk kon ik pas in december het recruitmentplan toelichten. Belangrijker is dat het uiteindelijk wel vóór het nieuwe jaar gebeurde. Daarmee hadden we op tijd de koers voor recruitment bepaald, budget binnen gehaald en hadden we commitment en draagvlak van onze stakeholders. Als ik er op terug kijk zou ik nog steeds in september begonnen zijn met schrijven. Uitgaande van een deadline voor november, 2 maanden om te schrijven was niets te veel. Het was soms best aanpoten.

Het invullen van vacatures voelde vaak als een marathon. Rennen, hollen en sprintjes trekken. Een recruitmentplan schrijven is wat dat betreft ook een marathon. Je zou kunnen zeggen dat elk onderdeel een waterpost is en dat de presentatie van je plan de finish is.

Als je het goed wilt doen, dan beschrijf je de volgende onderdelen in het recruitmentplan:

• Huidige situatie van het bedrijf
• Huidige recruitmentorganisatie
• Terugblik en resultaten vorige periode
• De arbeidsmarkt
• De wervingsbehoefte
• Doelgroepen
• Wervingskanalen
• Arbeidsmarktcommunicatie
• KPI’s en doelstellingen
• Recruitmentorganisatie, middelen en budget
• Evalueren en rapporteren

Alle onderwerpen zijn belangrijk. Ze volgen elkaar in logische volgorde op en het ene kan niet zonder de info uit het andere. Bijvoorbeeld de wervingsbehoefte vond ik één van de leukste zaken om uit te werken. Dit gebeurde in samenspraak met de hiring managers die de groei- en HR-strategie vertaalden naar headcounts en vacatures. Met dit overzicht kon ik een reële planning maken voor hoeveel en welke vacatures wanneer ingevuld moesten worden. Weergegeven in een overzicht per maand. Voor mij was het een feestje zo’n excel bestand. Want je kon precies zien wanneer extra recruitment capaciteit nodig was. Bepalen welke campagnes in welke maand nodig waren en de doelgroepen waar we focus op moesten hebben in kaart brengen. Daarnaast was het gelijk een fijne manier om de resultaten bij te houden en de KPI’s en doelstellingen te monitoren. Dit laatste was echt een must want één keer per kwartaal moest ik een evaluatie presenteren. Verantwoording afleggen over de resultaten en het budget. Klinkt zwaarder dan het was hoor, verantwoording. En je voelt hem vast al aankomen: ook deze kwartaalmeeting werd nog weleens verschoven 😉.

Een stevig recruitmentplan voorziet in alle onderdelen die hierboven genoemd zijn. En wat het stevig maakt is dat je commitment hebt van de stakeholders en draagvlak in de organisatie. In de praktijk was het echt niet zo dat wij nooit meer ad-hoc aanvragen kregen. Een vacature die we niet zagen aankomen en die ‘ineens’ werd opengezet hoorde er gewoon bij. Hiring managers waren soms ook verrast door een opzegging van een medewerker. Ondanks alle goede inspanningen als leidinggevende en de sessies strategische personeelsplanning onder leiding van HR. Wat een belangrijk verschil maakte was dat we er door het recruitmentplan in onze planning genoeg ruimte voor had. Er was geen paniek of irritatie. We konden flexibel zijn met de planning en het verdelen van werk. We waren in control.

Naast het invullen van vacatures stonden er ook het afronden van diverse recruitment projecten op de planning. Denk aan het opzetten van een nieuw referral recruitment programma en het ontwikkelen van een Employer branding strategie. Belangrijke zaken! Hiermee werkten we aan het verbeteren van recruitment waardoor we steeds meer een employer of choice werden voor onze doelgroepen. En niet te vergeten: dit waren ook de projecten die je werk als recruiter extra leuk maakten.

Er wordt vaak gezegd dat er meerdere wegen naar Rome leiden. Als je het mij vraagt is er slechts één weg voor gestructureerd werven met focus en resultaat. En dat is het recruitmentplan. Met een goed onderbouwd plan kun je een stevige route in 2024 volgen om succesvol te gaan werven.

Veel werk? Ja. Misschien. Als je het nog nooit hebt gedaan kan het even ploeteren zijn.

Daarom maar niet aan beginnen? Natuurlijk wel! We gaan uitdagingen niet uit de weg. We zoeken hulp, vragen vakgenoten om te sparren of volgen training voor kennis en een stok achter de deur.

Ben jij al begonnen met het recruitmentplan voor 2024?